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Trends zur Verbesserung des Besuchererlebnisses auf Konferenzen



In den Zeiten der steigenden Digitalisierung fällt es jedes Jahr schwerer neue Teilnehmer für eine bestimmte Themenkonferenz zu akquirieren. Interessenten suchen die Lösung für ihr Problem mittlerweile online, um so die größtmögliche Transparenz zu erhalten und die Lösungen direkt vergleichen zu können. Die bisherige Idee einer Konferenz bietet dem Teilnehmer wohl keine Mehrwerte mehr, zumindest ist er nicht vollends zufrieden.

Bisherigen Mehrwerte für die Teilnehmer einer Konferenz:

  • Networking mit Ausstellern und anderen Teilnehmern
  • Inspirationen für neue Herangehensweisen und Lösungswege
  • Kennenlernen neuer Methoden und Lösungen
  • Austausch mit Kollegen und Anbietern über aktuelle Problemstellungen

Der Interessent will mittlerweile jedoch auch unterhalten werden bzw. mit dem Veranstalter und den Partnern interagieren und auf diesem Weg gemeinsame Lösungen erarbeiten. Der Organisator muss sich demnach Gedanken über die Durchführung seiner Konferenz oder Messe machen, um das Besuchererlebnis des Teilnehmers zu verbessern. Heute findet man vermehrt den Begriff des Event Experience Design: Schaffe Dir einen Raum für Deine Konferenz, welcher Interaktionen mit dem Veranstalter, den Partnern und Sponsoren, den Ausstellern, den Teilnehmern untereinander und den Marken fördert.

Wie schaffe ich es jetzt die Mehrwerte nochmals in den Mittelpunkt zu stellen sowie ein Erlebnis zu kreieren, sodass die Zielgruppe wieder an Konferenzen teilnimmt und ihre Informationen nicht nur aus dem Internet bezieht? Im ersten Schritt sollte sich der Organisator mit seinen Stakeholdern beschäftigen und sich Gedanken darüber machen, wie er diese Zusammenbringt.

 

 

Um die Besucherbedürfnisse zufriedenzustellen muss der gesamte Prozess betrachtet werden, nicht nur die Konferenz ansich. Der Prozess fängt bereits lange vor der Veranstaltung an und endet auch erst nach dem Event. Das perfekte Besuchererlebnis setzt sich zusammen anhand einer Vielzahl kleiner Erlebnisse und positiver Überraschungen entlang der Customer Journey. Dabei reicht es nicht aus, Erwartungen zu erfüllen; der Besucher will in der heutigen Zeit begeistert werden.

 

Bereite eine Übersicht vor, mit der Du an alle Phasen der Customer Journey denkst und definiere konkrete Maßnahmen für jedes dieser Phasen. Dabei muss unterschieden werden, ob die Maßnahmen on- oder offline geschehen. Die Lösung ist offensichtlich; der richtige Mix aus On- und Offline Maßnahmen wird wohl das perfekte Besuchererlebnis erzeugen.

vor dem Event während dem Event nach dem Event
Aktivität
Umgebung

 

10 Praxis-Tipps, wie Du das Besuchererlebnis auf Deiner Konferenz verbessern kannst

1. Journey Mapping

Setze einen Workshop auf, in dem das Team alle Touchpoints der Teilnehmer vor, während und nach der Messe betrachtet. Selbstverständlich ist die Bindung während der Konferenz am intensivsten, jedoch fällt die Entscheidung für oder gegen die Konferenz bereits vorher. Daher dürfen in dieser Phase keine Fehler gemacht werden.

2. Konsistente, klare Kommunikation im Vorfeld

Formuliere die Themen Deiner Veranstaltung so, dass der Need der potenziellen Teilnehmer getroffen wird. Stelle sicher, dass die Formulierungen sowie das Branding der Konferenz über alle Kanäle hinweg der gleiche ist.

3. Teile Deine Konferenz

Baue bereits im Vorfeld eine umfangreiche Social Media Kommunikation auf. Die Reichweite wird auch durch das Teilen und Verlinken von anderen Unternehmen ausgeweitet. Gebe auch während der Veranstaltung die Möglichkeit, durch vordefinierte Hashtags, über das Event zu berichten.

4. Interessante und abwechslungsreiche Programmgestaltung

Lass Deine Konferenz kein „Produkt von der Stange“ werden, indem Du den gleichen Ablauf wie jedes Jahr durchführst und schlimmstenfalls ähnliche Prozesse wie jede andere Veranstaltung hast. Versuche Interaktionen einzubauen und dir auch bereits im Vorhinein Feedback einzuholen. Eine Idee ist, die Vorträge im Ted Talk Stil zu gestalten und dann auch abzubrechen, wenn es denn zu lange dauert.

5. Networking und Matchmaking

Networking gehört zu den Hauptgründen, warum sich Teilnehmer und Aussteller an einer Konferenz beteiligen. Gebt den beiden Parteien die Möglichkeit sich kennenzulernen. So arrangieren einige Formate bereits im Vorfeld Gespräche von denen sie denken, das könnte beiden Parteien Nutzen bringen. Frag die Interessen bzw. das Angebot bereits im Vorfeld ab und führe die beiden Gruppen zusammen.

6. Aussteller Speed Dating

Gib dem Teilnehmer die Möglichkeit alle Aussteller und deren Produkte nochmals kennenzulernen. Organisiere ein Speed Dating, in dem alle Aussteller die Möglichkeit haben sich in 10 Minuten vorzustellen sowie Fragen zu beantworten. So bringt es Abwechslung von den immer wiederkehrenden Keynotes und generiert Vorteile für beide Parteien.

7. Event-Apps

Konferenzen wird oft nachgesagt, verstaubt und altmodisch zu sein. Mit Apps lässt sich das Image einer müden Veranstaltung enorm aufbessern. Verhilf dem Teilnehmer zu einer klaren Übersicht des Programms sowie der Abendveranstaltungen. Einige Event Apps bieten sogar die Möglichkeit Gamification Funktionalitäten einzusetzen, um so das Erlebnis weiter zu verbessern.

8. Umfragen und Zufriedenheitsanalyse

Zeige dem Teilnehmer, dass er Dir wichtig ist und dass seine Meinung tatsächlich einen Einfluss auf die Veranstaltung hat. Biete dem Teilnehmer die Möglichkeit seine Meinung kundzutun und das möglichst digital, sodass direkt ausgewertet werden kann.

9. Digitale Goodie Bags

Digitale Goodie Bags werden bereits sehr häufig bei großen Veranstaltungen eingesetzt. Es bietet zu allererst den Vorteil, dass keine Gutschein Coupons oder sonstige Broschüren mehr gedruckt werden müssen und dadurch auch der Umweltaspekt berücksichtigt wird. Veranstalter haben gemerkt, dass mehr als 70 % aller Printmaterialien im Müll landen. Also warum nicht auf digitale Lösungen umsteigen?

Darüber hinaus lassen sich digitale Inhalte bereits vor der Veranstaltung mit den Interessenten und Teilnehmern teilen. So können Veranstalter den Besuchern bereits im Vorhinein Goodies zukommen lassen oder diese im Vorfeld anpreisen (z.B. Freitickets, Preisnachlässe, gratis Getränke am Stand,…). Im Nachgang lassen sich auch Umfragen durchführen und diese auch direkt auswerten.

Digitale Goodie Bags, wie eventbaxx bieten sehr viele andere Möglichkeiten, um die Interaktion zwischen Teilnehmern, Ausstellern, Partnern und Sponsoren sowie Organisatoren zu steigern.

10. Infografiken nach der Veranstaltung

Versende Infografiken über Deine Veranstaltung und lasse Deine Teilnehmer nochmal an den Geschehnissen der Veranstaltung teilhaben. Beispiele könnte der Verbrauch an Kaffee in Litern oder der Verbrauch an Datenvolumen sein. Das lockert auf, lässt Deine Konferenz nochmals ins Gedächtnis rufen und stärkt die Bindung zur Veranstaltung.

Scheut Euch nicht davor neue Wege einzuschlagen. In der heutigen Zeit musst Du herausstechen, um bemerkt zu werden.

Olga Baginski

Head of Marketing
Fanomena GmbH

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