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Sponsoren suchen, Sponsoren anschreiben – Auf was Du achten musst



Sind wir alle mal ehrlich: In unseren Köpfen verdrehen wir gerne die Realität. So auch beim Planen von Events: die Deko, die Gäste, das Ambiente. Wir haben direkt eine Vorstellung im Kopf. Ein schneller Realitätscheck holt uns meist auf den Boden der Tatsachen zurück. Vor allem, wenn es ums Geld geht.

Hier kommen die Sponsoren ins Spiel.

Sie können für das Zustandekommen Deiner Veranstaltung entscheidend sein.
Doch: bevor Du beginnst, Sponsoren anzuschreiben, liegt noch viel Arbeit vor Dir!

Die erste Analyse

Bevor Du Sponsoren für Deine Veranstaltung suchst, solltest Du Dir über einiges im Klaren sein.

Denn: Du möchtest von Deinen Sponsoren immerhin Geld erhalten. Im Gegenzug solltest Du diesen auch sagen können, was Du ihnen dafür bietest.

Du solltest Dir erstmal über die Eckdaten klar werden:

  • Wann findet die Veranstaltung statt?
  • Wie viel Zeit bleibt Dir noch?
  • Was muss in dieser Zeit noch erledigt werden? „Alles“ ist hier keine ausreichende Antwort. Falls Du erst ganz am Anfang Deiner Planung stehst, erstelle eine grobe Übersicht (z. B. „Location auswählen,“, „Personal planen“), die Du nach und nach mit Inhalten und Details füllst.
  • Wie viel Geld benötige ich?
  • Wie viel Geld habe ich bereits?

Nachdem Du diese Fragen beantwortest hast, hast Du schon einen besseren Überblick über Deine Veranstaltung. Das wird Dir bei der Formulierung Deiner Anschreiben bzw. beim Ansprechen helfen.

Die detaillierte Bedarfsplan

Nachdem Du weißt, was Du für Dein Event schon hast und wie weit Du in Deiner Planung bist, kannst Du Dir überlegen, was Deine Sponsoren übernehmen sollen.

Unterscheide aber zwischen:

  • Was möchtest Du von Deinen Sponsoren?
  • Und was benötigst Du wirklich von ihnen?

Denn natürlich wäre es super, wenn Deine Sponsoren die Basiskosten für Deine Location übernähmen.

Aber kann Deine Veranstaltung auch anders stattfinden? Denn Du musst den Sponsoren ja einen Gegenwert bieten

Tipps dazu, was Du welchem Sponsor anbietest, gibt es im nächsten Abschnitt.

Das ausgeklügelte Konzept

Often, there are rules which define the type of sponsoring a company can get depending on their sponsoring level. This means that you will not have to negotiate or compromise about the hard facts.

Das große Pyramidenproblem

Einfach kopflos alle Sponsoren in Deiner Umgebung (oder auch entfernte) anzuschreiben ist sinnlos.

Du wirst viel Zeit in die Vorbereitung stecken. Viele Briefe und E-Mails formulieren und senden. Und wenig bis nichts zurückbekommen. Deswegen: erarbeite ein konkretes Konzept, das Du vorstellen wirst!

Basierend auf Deinem Bedarfsplan überlegst Du Dir, was Du von dem jeweiligen Sponsor möchtest:

  • Geldmittel
  • Sachmittel

oder

  • Know-how des Sponsors?

Hier siehst Du schon: Du kannst nicht von jedem Sponsor, der Dir vorschwebt, das gleiche verlangen.

Denn einige können Dir das, was Du brauchst, gar nicht bieten.

Spare Dir also Deinen Atem und kategorisiere die Sponsoren nach Deinen benötigten Mitteln und ihren dazu passenden Leistungen.

Wichtig: 

wenn Du Sponsoren suchst, die Dir Geld- und Sachmittel zur Verfügung stellen, beachte, dass das Budget des Sponsors entsprechend groß sein muss. Denn wenn Dein potentieller Sponsor selbst wenig Geld zur Verfügung hat, wird er Dir kaum etwas davon abgeben können.

Oder wollen.

Wende Dich deshalb z. B. an größere Unternehmen. Da bei diesen die Sponsoring-Ausgaben für Deine Veranstaltung nicht schwer ins Gewicht fallen werden, ist die Hemmschwelle für eine Zusage viel geringer.

Der korrekte Mehrwert

Sponsoring ist, im Gegensatz zum Spenden, ein Geben und Nehmen: Du erhältst Geld vom Sponsor und er erwartet dafür eine Gegenleistung. Diese muss natürlich einen passenden Mehrwert für Deinen Sponsor liefern. Bei einem internetaffinen Partner bietet sich zum Beispiel die Promotion eurer Partnerschaft über einen Deiner Social Media Kanälen an.

Anderen Sponsoren kannst Du Werbeflächen auf Deinen Eventtickets oder der Dekoration anbieten.

Suche deshalb für jede Leistung einen thematisch passenden Sponsor. Einem Sponsor eine unpassende Gegenleistung mit wenig bis keinem Mehrwert für ihn anzubieten bringt Dir schnell eine Absage ein.

Und Du hast wieder Zeit verschwendet.

Die passende Gegenleistung

Ein Punkt, den Du beachten solltest, ist der Umfang der Gegenleistung.

Dieser ist abhängig von den Mitteln, die der Sponsor Dir bietet.
Bei einem Sponsor, der Dir beratend zur Seite steht, wäre eine monatelange Promotion eurer Partnerschaft z. B. über Deine Homepage zu hoch gesteckt.

Denn was bietest Du dann den Sponsoren, die für größere Geldmittel zu haben wären?
Genau so geht es in die andere Richtung: wird Deine Location komplett von jemandem gesponsert, möchte der natürlich mehr als ein kurzes „Und vielen Dank für das Sponsoring der Location an eventbaxx“ im letzten Satz Deines Blogartikels.

Arbeite diese Gegenleistung deswegen klar heraus, wenn Du Sponsoren anschreibst.

Die Bedingungen des Sponsorings müssen von Beginn an für beide Seiten definiert sein.

Der richtige Sponsor

So, nachdem Du Dir über all diese Punkte klar bist, kann es an die Sponsorensuche gehen.

Bedenke den Punkt, der in Deinem Konzept schon wichtig ist: das Budget des Sponsors. Stapele nicht zu klein. Trau Dich ruhig, große Unternehmen anzusprechen!

Sie werden ein größeres Marketingbudget haben, von dem sie Dir einen Teil abgeben können.
Beantworte Dir vor dem Kontakt aber immer die folgende Frage:

Passt das Image des Sponsors, den Du anschreiben möchtest, zu Dir und Deinem Event?

Wenn Du Sponsoren suchst, kannst Du Dich an Sponsoren von Events orientieren, die Deinem ähneln. Es wird Dir dann leichter fallen, die thematische Relevanz darzustellen. Außerdem überlegst Du Dir: Passt der Mehrwert, den ich dem Sponsor biete, zu seinem Profil und Image? Welche Sponsoring-Idee biete ich diesem Sponsor an?

So, Du hast passende Konzepte für passende Sponsoren erstellt.

Super! Und nun?

Bringst Du Deine Konzepte an den Mann. Aber an den richtigen!

Recherchiere genau, wer für Sponsoring zuständig ist.

Denn Sponsoring ist z. B. nicht immer gleich Marketing. Falls Du nicht direkt den korrekten Ansprechpartner findest: direkt danach fragen!

Am besten per Telefon – das geht am schnellsten.

Denn: Dein Konzept, Deine Veranstaltung oder Deine Idee können noch so gut sein; falls Du dies dem falschen Ansprechpartner präsentierst wird dies nur eines machen können: Absagen.

Denn er hat gar nicht die Befugnis, solche Entscheidungen zu treffen.

Manchmal ist das auch gar nicht so schwer: auf der Seite von Red Bull findet man zum Beispiel direkt ein Kontaktformular nur für Sponsoring-Anfragen. Sobald Du den richtigen Ansprechpartner gefunden hast sei eines: konkret.

Sprich ihn oder sie direkt an. Gib im Betreff schon einen konkreten Grund an. Erwähne auch ruhig das Wort „Sponsoring“. Denn je höher die Relevanz Deiner E-Mail, desto eher wird der Verantwortliche sie sich anschauen.

Achte außerdem darauf, dass Du, wenn Du mit Sponsoren per E-Mail in Kontakt trittst, Deine Kontaktdaten in der Signatur angegeben hast:

  • Name
  • Position,
  • Zeiten, in denen sie Dich erreichen

Schließ Deine E-Mail mit einer klaren Definition à la „Ich werde mich innerhalb der nächsten 14 Tage wieder bei Ihnen melden“ ab.

So hast Du einen zeitlichen Rahmen gesetzt, der Dir das Planen & die Kommunikation mit Deinen potentiellen Sponsoren erleichtert.

Das Fazit

Sponsoren in Deiner Veranstaltungsplanung zu beachten ist ein wichtiger Punkt der Finanzierung. Deshalb solltest Du Dir schon früh Gedanken darüber machen. Denn, wie Du siehst, ist eine gute Vorbereitung alles, wenn Du wirklich Sponsoren suchst.

Du solltest Dir über die Rahmenbedingungen des Sponsorings und Deiner Veranstaltung klar sein, bevor Du die Sponsoren anschreibst.
Detaillierte Sponsoring-Konzepte und passende Angebote benötigen Kreativität, Einfallsreichtum und Nerven. Denn nicht jeder, dem Du ein Angebot schickst, wird diesem auch zustimmen.
Die Sponsorensuche kann schon mal mehrere Monate dauern.

Aber halte durch: denn es lohnt sich!

Wie gestaltet ihr die Sponsorensuche? Und was bietet ihr ihnen an?

Mit eventbaxx erhaltet ihr einen zusätzlichen Kanal, den ihr euren Sponsoren anbieten und in die Sponsorenpakete aufnehmen könnt.

Céline Mallon

Online Marketing

Fanomena GmbH

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